Wdrożenie ustawy o sygnalistach (whistleblowing)
Case study
CASE 1
spółka z o.o., agencja digitalowa, która zatrudnia ludzi na różnych umowach: umowa o pracę (1 osoba), umowa B2B (26 osób) i umowa zlecenie (24 osoby). Czy mamy obowiązek wdrożyć ustawę o sygnalistach?
Odpowiedź: Tak, macie obowiązek wdrożenia przepisy ustawy o sygnalistach, bo spełniacie kryterium ilościowe 50 osób wykonujących na Waszą rzecz pracę zarobkową, mimo, że nie są to umowy o pracę.
CASE 2
software house, spółka akcyjna. Zatrudnia 60 osób: 40 na umowę o pracę na 1/2 etatu i 20 na umowę B2B. Czy mamy obowiązek wdrożyć ustawę o sygnalistach?
Odpowiedz: Nie, nie musicie wdrażać ustawy. Nie spełniacie kryterium ilościowego. Osoby zatrudnione na podstawie umowy o prace przelicza się na pełne etaty, zatem zgodnie z tym przelicznikiem macie łącznie 40 osób, które wykonują dla Was pracę zarobkową. W takiej sytuacji wdrożenie ustawy jest dobrowolne. Mimo to, już na tym etapie warto rozważyć jej zdrożenie, jeżeli firma Y przewiduje wzrost zatrudnienia.
Zgodnie z nowymi przepisami, blisko 32 tys. firm oraz 16 tys. jednostek publicznych ma 3 miesiące na dostosowanie się do nowych przepisów, w tym wdrożenie wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń.
Czy Twoja firma jest na to gotowa?
Kto ma obowiązek wdrożyć ustawę o sygnalistach?
Według nowych przepisów zobowiązane do wdrożenia nowych regulacji są:
1. Firmy prywatne na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę zarobkową co najmniej 50 osób oraz
2. Podmioty z sektora publicznego, w tym jednostki samorządu terytorialnego na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę zarobkową conajmniej 50 osób
Na czym polega wdrożenie ustawy o sygnalistach?
Zgodnie z nowymi przepisami pracodawcy mają szereg nowych obowiązków i są zobowiązani do:
1. opracowania i wdrożenia procedury wewnętrznych
2. powołanie osoby / jednostkiodpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń
3. zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa przeddziałaniami odwetowymi
4. prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych
5. zapewnienia poufności danych sygnalisty orazdanych zawartych w zgłoszeniu
6. realizacji obowiązków informacyjnych względem sygnalisty
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest osoba, która zgłasza albo ujawnia publicznie informację o naruszeniach prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Według nowych przepisów, sygnalistą może być:
1. pracownik (również tymczasowy)
2. przedsiębiorca (np. kontrahent albo pracownik B2B)
3. stażysta, praktykant
4. osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. Zleceniobiorca)
5. wspólnik, akcjonariusz, prokurent
6. członek organu osoby prawnej
Problemy związane z wdrożeniem ustawy o sygnalistach
Wdrażanie przepisów o ochronie sygnalistów niesie za sobą szereg wyzwań. Firmy muszą nie tylko dostosować swoje procedury, ale również zmierzyć się z potencjalnymi obawami i oporem pracowników.
Problemy, które możesz napotkać w swojej firmie w związku z wdrożeniem ustawy o sygnalistach to:
1. opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych – zgodnej z przepisami I dostosowanej do specyfki firmy
2. konieczność przeprowadzenia konsultacji z pracownikami
3. wybór I wdrożenie narzędzia informatycznego do obsługi zgłoszeń sygnalistów
4. powołanie osoby / jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych
5. prowadzenie rejestru zgłoszeń
6. terminowa ralizacja obowiązków wynikających z ustawy.
Jakie wsparcie oferujemy Ci w Sawicki Legal?
Mówiąc krótko, naszym celem jest to, żeby zdjąć z Ciebie cały ciężar organizacyjny związany z wdrożeniem (pewnie znasz to z wdrożenia RODO. Tu będzie podobnie) i zapewnić pełną zgodność z przepisami.
W skład naszego zespołu specjalistów wchodzą nie tylko prawnicy, ale też ludzie od technologii. Od 2021 roku jesteśmy wyłącznym partnerem prawnym WeMoral.com – topowego narzędzia do obsługi zgłoszeń sygnalistów.
Dzięki tej współpracy jesteśmy w stanie kompleksowo i szybko dostosować Cię do nowych przepisów.
Oto, co dokładnie robimy:
1. Projektujemy i wdrażamy procedurę zgłoszeń wewnętrznych – tworzymy procedury, które są klarowne i dostosowane do specyfiki Twojej firmy
2. Wspieramy w wyborze i wdrożeniu narzędzi do obsługi zgłoszeń
3. Szkolimy – poza wdrożeniem dokumentów i narzędzi ważna jest też edukacja Twojego zespołu. Dlatego szkolimy stacjonarnie i zdalnie.
4. Doradzamy – Pomagamy zrozumieć obowiązki wynikające z ustawy oraz zminimalizować ryzyko zaistnienia działań odwetowych.
5. Outsourcing obsługi sygnalistów – nowe przepisy zobowiązują Cię do wyznaczenia osoby lub jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń. Te obowiązki możesz powierzyć nam, profesjonalistom. Dzięki temu nie musisz tworzyć nowego stanowiska, szkolić swoich ludzi I nie musisz martwić się o jakość.
6. Audytujemy i poprawiamy – Twoja firma wdrożyła już nowe przepisy, ale nie działa to dobrze? Zdarza się. Chętnie zweryfikujemy i poprawimy.
Dlaczego warto wybrać Sawicki Legal?
Nasza kancelaria łączy doświadczenie prawne z biznesowym podejściem do problemów. Rozumiemy, jak ważne jest, aby procedury były nie tylko zgodne z prawem, ale również efektywne i przystępne dla Twojego zespołu.
W Sawicki Legal stawiamy na jasną komunikację i praktyczne rozwiązania, które wspierają zarówno Ciebie jak i Twoich ludzi.
Chcemy zapewnić Ci najwyższy poziom obsługi zgłoszeń sygnalistów i pełną zgodność z przepisami krajowymi i europejskimi. Dlatego współpracujemy z WeMoral.com- systemem do obsługi zgłoszeń sygnalistów, który powstał z uwzględnieniem ochrony danych już w fazie projektowania ("security by design"). Dzięki temu mamy pewność, że zgłoszenia sygnalistów są bezpiecznie przechowywane oraz szyfrowane w spoczynku i tranzycie.
Pytania i odpowiedzi
Do kiedy należy wdrożyć ustawę o sygnalistach?
Firmy zobowiązane do wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów muszą to zrobić w ciągu 3 miesięcy od daty ogłoszenia w dzienniku ustaw. Po upływie tego terminu przepisy i nowe wymogi zaczynają obowiązywać. Na dzień dzisiejszy (17.04.2024) projekt ustawy trafił do sejmu. Przewidywany termin wejścia w życie przepisów do 08/09.2024
Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która zgłasza informację o naruszeniu prawa w organizacji, w której pracuje lub z którą jest związana. Sygnalistą może być np. pracownik, praktykant, kontrahent, członek zarządu, wspólnik, dostawca, żółnierz czy funkcjonariusz służb.
Jakie naruszenia może zgłosić sygnalista?
Sygnalista może dokonywać zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa w różnych zakresach. Ustawa o sygnalistach wskazuje katalog, który obejmuje m.in. prawo pracy, korupcja zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowanie terroryzmu, ochrona środowiska czy bezpieczeństwo żywności. Pracodawca może okreslić w swojej procedurze zgłoszeń wewnętrznych inne kategorie i zakresy, których naruszenia mogą być zgłaszane przez sygnalistów. Często stosowaną praktyką jest włączenie do tej procedury zgłaszania naruszeń zasad etyki (kodeksu etycznego) firmy.
Czy sygnalista podlega ochronie?
Tak, nowe przepisy przyznają sygnalistom ochronę przez działaniami odwetowymi od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa
Czy zgłoszenia sygnalistów muszą być anonimowe?
Zasady dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów określa procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązująca u danego pracodawcy. Ustawa o sygnalistach nie nakłada obowiązku dokonywania zgłoszeń anonimowych. o tym, czy zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo decyduje pracodawca w procedurze zgłoszeń wewnętrznych.
Przed czym tak naprawdę ustawa chroni sygnalistów?
Celem przepisów jest ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Ustawa o sygnalistach wprowadza zakaz podejmowania działań odwetowych względem Sygnalistów, którym przysługuje ochrona. Działania odwetowe mogą polegać np. na: odmowie zatrudnienia, wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, wstrzymaniu awansu, mobbingu, dyskryminacji czy negatywnej ocenie pracy. Katalog działań odwetowych jest na tyle szeroki, że poza wdrożeniem nowych przepisów, pracodawcy powinni się zabezpieczyć przed nieuzasadnionym zarzutem stosowania działań odwetowych.
Jaka grozi odpowiedzialność za podjęcie działań odwetowych wobec sygnalisty?
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Kto ma obowiązek wdrożenia ustawy o sygnalistach?
Przepisy ustawy o sygnalistach muszą stosować firmy prywatne oraz organy publiczne i jednostki samorządu terytorialnego, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.
Jak oblicza się próg, od którego uzależnione jest stosowanie ustawy o sygnalistach?
Ustawę o sygnalistach mają obowiązek stosować podmioty, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Czyli spełnienie wymogu należy weryfikować 2 razy w roku. Co ważne, do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Na czym polega wdrożenie ustawy o sygnalistach przez pracodawcę?
W skrócie, wdrożenie polega na ustanowieniu wewnętrznego dokumentu określającego zasady dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów (procedura zgłoszeń wewnętrznych) oraz zapewnienie funkcjonowania tego systemu w praktyce. Oznacza to konieczność ustanowienia kanału zgłoszeń (najczęściej w formie dedykowanego programu, jak np. WeMoral.com), wyznaczeniu osoby albo jednostki, która będzie obsługiwała zgłoszenia i prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji.
Czy obsługę zgłoszeń wewnętrznych można zlecić firmie zewnętrznej?
Tak. Przepisy zezwalają na to, żeby zlecić firmie zewnętrznej wykonywanie czynności w zakresie obsługi zgłoszeń sygnalistów i prowadzenia związanej z tym dokumentacji. Sawicki Legal świadczy usługi outsourcingu tych czynności. Nasi eksperci przejmą od Ciebie wszelkie możliwe obowiązki z zakresu obsługi zgłoszeń sygnalistów.
Jaka jest kara za niewdrożenie ustawy o sygnalistach w terminie?
Zgodnie z ustawą, kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.
Pozostałe usługi
Wsparcie dla inwestorów zagranicznych
Startupy
Spory domenowe
Prawo własności intelektualnej
Prawo spółek i ład korporacyjny
Prawo reklamy i marketingu
Prawo pracy
Nieuczciwa konkurencja, Ochrona konsumentów
Fuzje i przejęcia, PE/VC
E-commerce
