Jak dobrze podpisać umowę przez internet - poradnik od prawnika

Podpisywanie umów online nie jest w obrocie gospodarczym niczym nowym. Na rynku funkcjonują nawet dostawcy usług oferujący całą infrastrukturę usprawniającą proces zawierania umów w ten sposób. Mimo tego strony zawieranych tak umów mogą nie zdawać sobie sprawy, że w danym przypadku... robią to źle. Zapoznaj się z tym wpisem i sprawdź czego dotychczas nie wiedziałeś o zawieraniu umów przez Internet.

Umowa podpisana online, czyli jaka?

Kiedy mamy do czynienia z umową podpisaną online? Z jednej strony intuicyjne zrozumienie takiej okoliczności wydaje się jasne. Z drugiej strony przyjęte w poszczególnych przypadkach formuły podpisywania umowy mogą być od siebie mniej lub bardziej różne, a czasem nie wpisywać się w dane rozumienie zawarcia umowy przez Internet. W uproszczeniu, chodzi o sytuację, gdy:

• mamy spisany dokument (treść) umowy w formie elektronicznej – najczęściej w pliku na komputerze czy urządzeniu mobilnym,
• dokument taki jest jest opatrywany jakąś formą podpisu przez strony danej umowy - występuje element złożenia podpisu pod umową,
• tak podpisany dokument jest komunikowany stronom umowy przez Internet.

Jakie przykłady umów podpisywanych online można zatem wskazać? Będzie to np.:

• podpisanie na swoim komputerze umowy - pliku (np. PDF) kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdą jej stronę i przesłanie go sobie e-mailem,
• przesłanie umowy - pliku (np. PDF) do platformy stworzonej przez podmiot prywatny, który udostępnia takie narzędzie do organizowania procesu podpisywania umów oraz podpisanie go przez strony umowy podpisem elektronicznym z wykorzystaniem tej platformy (np. DocuSign, Dropbox Sign).

Z prawnego punktu widzenia zawieranie umów to nieco złożony proces, w ramach którego zidentyfikować można wiele istotnych elementów. Dlatego w tym miejscu trzeba zwrócić uwagę co najmniej na pojęcia czynności prawnej oraz oświadczenia woli.

{{widget20}}

‍

Technicznie rzecz ujmując umowa to czynność prawna, co można wyjaśnić jako zachowanie któremu regulacje prawne przypisują dane znaczenie i skutki (prawne). Do dokonania czynności prawnej - zawarcia umowy - trzeba wyrazić wolę jej dokonania. W języku prawnym wyrażenie takiej woli to oświadczenie woli. Oświadczenie woli to treść wyrażająca wolę dokonania danej czynności prawnej - czynności o danej treści (warunki umowy). Treść ta musi jeszcze dotrzeć do drugiej strony czynności prawnej (umowy). Tyle fachowej terminologii powinno być wystarczające dla lepszego zobrazowania omawianego tematu.

Mówiąc o czynności prawnej (umowie) dokonanej (zawartej) poprzez złożenie oświadczenia woli przez jedną stronę czynności prawnej (umowy) i drugą stronę czynności prawnej (umowy), najczęściej na myśl przychodzi papierowy dokument, który określa prawa oraz obowiązki stron takiej umowy i zwieńczony jest ich własnoręcznym podpisem. Na co dzień zawieranych jest jednak mnóstwo umów, mimo że nie przyjmują one postaci dokumentu objętego podpisami stron. Dzieje się tak podczas dokonywania zakupów w sklepach, czy korzystania z punktów usługowych, ale też korzystania ze stron internetowych.przez

‍

"Większość firm, z którymi miałem do czynienia podpisuje umowy online - to dobrze. Niestety znaczna część z nich robie to nieprawidłowo - to niedobrze. Większość z tych firm, które robią to nieprawidłowo myśli, że wszystko jest ok - to bardzo niedobrze. Podam przykład: duża agencja digital marketingu podpisuje ze swoimi klientami umowy zwykłym podpisem elektronicznym. Niestety każda z tych umów jest nieskuteczna w zakresie w jakim agencja przenosi na swoich klientów prawa autorskie do treści, które wytwarza w ramach umowy (grafiki, treści na SoMe)." ~ Damian Sawicki, radca prawny

‍

Umowa zawarta przez Internet - jaka to forma czynności prawnej?

Spisanie dokumentu czy nie, to kwestia dotycząca sposobu - formy zawarcia umowy. W powyższym przykładzie, który najbardziej kojarzy się z umową, tj. w przypadku dokumentu podpisanego własnoręcznie przez strony umowy, mamy do czynienia z tzw. formą pisemną zawarcia umowy. Kodeks cywilny przedstawia ją w ten sposób (i tutaj przydaje się terminologia wyjaśniona wcześniej):

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Przepisy Kodeksu cywilnego wyróżniają m.in. formę pisemną, dokumentową i elektroniczną czynności prawnej. Inne, bardziej wymagające formy czynności prawnych to np. forma aktu notarialnego oraz forma z podpisem notarialnie poświadczonym. Przepisy kodeksu spółek handlowych w szczególny sposób regulują zawieranie niektórych umów przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym, gdzie oświadczenia stron opatrzone powinny być kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Czy zatem tak jak w przypadku formy pisemnej, istnieje przepis regulujący formę umowy zawieranej online? W pewnym sensie tak.

Forma umowy zawieranej online nie jest nazwą funkcjonującą w przepisach prawa, nie została w ten sposób wyszczególniona i ujęta w zespół związanych ze sobą i mających do niej zastosowanie reguł, jako swoista forma umowy. Niemniej przepisy mówią o formie dokumentowej oraz formie elektronicznej i to w ich ramach można umiejscowić zawieranie umów przez Internet - podpisywanie ich online.

Czym jest forma dokumentowa czynności prawnej (umowy)?

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Przy czym dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Czym jest forma elektroniczna czynności prawnej (umowy)?

W odniesieniu do elektronicznej formy czynności prawnej Kodeks cywilny wskazuje, że do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co istotne przepisy doprecyzowują jednocześnie, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Czym jest podpis elektroniczny, podpis zaufany oraz kwalifikowany podpis elektroniczny?

W sferze przepisów prawa definicję podpisu elektronicznego zawierają regulacje unijne - tzw. rozporządzenie eIDAS. Warto podkreślić, że rozporządzenie jest neutralne pod względem technologicznym i określone w nim skutki prawne powinny być osiągalne za pomocą dowolnego środka technicznego, o ile spełnione zostaną wymogi rozporządzenia.

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis. Podpis taki bywa nazywany "zwykłym" podpisem elektronicznym.

Podpis elektroniczny "zwykły" to nie jedyna wyróżniana w rozporządzeniu eIDAS kategoria podpisu. O wiele istotniejszy z punktu widzenia skutków, jakie wywołuje, jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Jego definicja jest bardziej złożona, ale można sprowadzić ją do tego, że jest to podpis elektroniczny, który odznacza się szczególnymi właściwościami, jeśli chodzi o możliwość identyfikacji właściciela takiego podpisu, wymaga wykorzystania szczególnego urządzenia dedykowanego do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz odpowiedniego poziomu certyfikacji dostawcy usług takiego podpisu. Konieczne jest też dokonanie odpowiedniej weryfikacji tożsamości osoby wyrabiającej sobie podpis tego rodzaju (np. w punkcie potwierdzenia tożsamości danego usługodawcy lub u notariusza, ale coraz częściej możliwe jest też wykorzystanie w tym celu wideorozmowy).

W obrocie przedsiębiorcy w zasadzie zmuszeni są do posługiwania się w stosunkach z niektórymi organami publicznymi podpisem zaufanym. Jest to podpis elektroniczny bezpłatny, uregulowany na poziomie krajowym - jego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, wykorzystywany w relacji do podmiotów publicznych. Co istotne, podpis zaufany nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny ani też jego formą równoważną.

Jak podpisanie umowy online wpisuje się w dokumentową formę czynności prawnej?

W kontekście dokumentowej formy czynności prawnej warto zwrócić uwagę, że w przepisie nie ma wzmianki o konieczności złożenia w jej ramach jakiejś formy podpisu. Ponadto w powyższym rozumieniu kategoria dokumentu jest bardzo szeroka.

Dlatego jako przykład takiego podpisu wskazuje się wpisanie na klawiaturze komputera (czy innego tego typu urządzenia) swojego imienia i nazwiska pod wiadomością e-mail. Podobnie za taki podpis uznać można odręczne złożenie podpisu pod dokumentem elektronicznym na smartfonie lub tablecie z wykorzystaniem dedykowanego długopisu/rysika (albo palcem, tak jak to zazwyczaj bywa, kiedy kwitujemy odbiór paczki od kuriera na jego terminalu), ale też podpisanie umowy podpisem zaufanym.

Z tego powodu podpisanie umowy online bardzo często będzie przybierało właśnie formę dokumentową.

Jak podpisanie umowy online wpisuje się w elektroniczną formę czynności prawnej?

Elektroniczna forma czynności prawnej wymaga wykorzystania konkretnego rodzaju podpisu elektronicznego - kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dlatego dopiero w przypadku wykorzystania takiego rodzaju podpisu przy podpisywaniu przez strony umowy, będzie można mówić o elektronicznej formie czynności prawnej.

Dlaczego ustalenie formy czynności prawnej przy podpisywaniu umów online jest istotne?

Forma czynności prawnej jest kwestią istotną dlatego, że niektóre rodzaje umów wymagają zawarcia w konkretnej, wskazanej przez przepisy prawa formie. Dla zobrazowania takich wymogów można wskazać kilka przykładów:

• umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych);
• umowa licencyjna wyłączna wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych);
• zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych);
• Zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 75[1] § 1 Kodeksu cywilnego).

Jakie skutki może powodować niezachowanie właściwej formy przy zawierania umów przez Internet?

Niedochowanie formy przewidzianej przepisami prawa może prowadzić do różnych konsekwencji, które regulują przepisy prawa. Wyróżnia się tutaj:

• formę zastrzeżoną pod rygorem nieważności (tzw. ad solemnitatem) - niezachowanie tej formy powoduje nieważność umowy;
• formę zastrzeżoną dla wywołania określonych skutków prawnych (tzw. ad eventum) - niezachowanie tej formy powoduje, że umowa będzie ważna, ale nie wywoła niektórych skutków prawnych;
• formę zastrzeżoną dla celów dowodowych (tzw. ad probationem) - niezachowanie tej formy powoduje utrudnienia dowodowe w odniesieniu do umowy w przypadku sporu, chociaż nie wpływa na jej ważność.

Warto zaznaczyć, że jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.

O czym pamiętać podpisując umowę online?

Mimo oczywistych zalet wykorzystania Internetu w procesie zawierania umów, czasem takie uproszczenie może spowodować nieprzewidziane oraz niepotrzebne komplikacje. Zawarcie umowy w nieodpowiedniej formie grozi nawet jej nieważnością. Dlatego przed zdecydowaniem się na działanie online warto sprawdzić, jakie w danym przypadku występują możliwości co do odpowiedniego sposobu (formy) podpisania (zawarcia) danej umowy. I zrobić to jak należy.

‍