W erze cyfryzacji, gdzie zakupy online stają się coraz bardziej popularne, ważne jest, aby właściciele sklepów internetowych byli świadomi obowiązujących ich przepisów prawnych. Checkboxy, czyli pola wyboru, są prostym, lecz niezwykle skutecznym narzędziem do zarządzania zgodami klientów oraz zapewnienia zgodności sklepu z prawem.
W naszym artykule omówimy, jakie rodzaje checkboxów są niezbędne w każdym sklepie internetowym, jak powinny być sformułowane, aby były zgodne z prawem, jakie są zasady odbierania zgód od klientów oraz jak użycie checkboxów wpływa na doświadczenie użytkownika i reputację sklepu. Znajomość tych zasad jest kluczowa dla uniknięcia potencjalnych problemów prawnych i budowania zaufania wśród klientów.
Jakie rodzaje checkboxów musisz mieć w swoim w sklepie internetowym?
Checkboxy dzielą się na takie, których zaznaczenie jest obowiązkowe lub fakultatywne. Jednak decyzja w zakresie ich zaznaczenia musi być zawsze dobrowolna, konkretna i wyraźna. Oznacza to, że checkboxy nie mogą być domyślnie zaznaczone, nawet jeżeli są obowiązkowe.
Checkbox z akceptacją regulaminu sklepu internetowego
O tym, że sklepy internetowe powinny mieć regulamin pisaliśmy już w jednym z naszych ostatnich artykułów pt.: "Czy każda strona internetowa musi mieć regulamin?".
Jednak samo posiadanie regulaminu oraz jego powszechne i bezpłatne udostępnianie przed zawarciem umowy, nie jest wystarczające, ponieważ żeby regulamin obowiązywał Twojego klienta, musi on go zaakceptować. Tak więc, checkbox ze zgodą na regulamin sklepu internetowego jest obowiązkowy. Jeżeli klient go nie zaznaczy - nie będzie mógł zrealizować danej czynności, np. dokonać zakupu, czy założyć konta w sklepie.
Checkbox zawierający oświadczenie klienta, że akceptuje postanowienia regulaminu, powinien znajdować się na dowolnym etapie formularza zamówienia lub rejestracji.
Dobrą i powszechną praktyką jest umieszczanie w checkboxie odnośnika przekierowującego do treści regulaminu.
Dzięki zapisaniu zgody w systemie teleinformatycznym uzyskujesz dowód, że klient zaakceptował warunki regulaminu.
Treść checkboxa może brzmieć:
<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<style>
.quote {
border: 1px white;
background-color: lightgrey;
text-align: center;
padding: 10px;
margin: 20px;
}
</style>
</head>
<body>
<blockquote class="quote">
„Akceptuję Regulamin”, „Wyrażam zgodę na treść Regulaminu”, „Oświadczam, że zapoznałem się i akceptuję Regulamin”.
</blockquote>
</body>
</html>
Jak powinien wyglądać checkbox ze zgodą na newsletter (marketing elektroniczny)?
Nie możesz kierować newslettera do osób, które podały swój e-mail w innym celu, np. w celu realizacji zamówienia lub w celu prowadzenia konta klienta. Jeżeli zamierzasz zbierać dane klientów w celach marketingowych, np. wysyłania materiałów reklamowych klientom - potrzebujesz do tego ich zgody, która będzie podstawą prawną przetwarzania danych osobowych.
Inaczej niż w przypadku regulaminu, zgoda nie może być warunkiem przejścia do następnego kroku formularza rejestracji, zamówienia, ani nie może być warunkiem założenia konta lub złożenia zamówienia . Tak więc, ten checkbox jest fakultatywny.
Są różne sposoby wyrażenia zgody na e-mail marketing. Jedną z nich jest checkbox ze zgodą o odpowiedniej treści przy zapisie do newslettera.
Co więcej, zapis do newslettera powinien następować w modelu double opt-in, czyli jedynie jeżeli zainteresowany zapisem kliknie w link potwierdzający, wysłany na podany przez niego adres e-mail.
Treść checkboxa może brzmieć:
<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote { border: 1px solid black; background-color: lightblue; text-align: center; padding: 10px; margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Wyrażam zgodę na kierowanie na podany adres e-mail informacji o produktach, usługach, promocjach i nowościach przez XYZ na zasadach wskazanych w Regulaminie i Polityce prywatności”. </blockquote></body></html>
Również w tym przypadku dobrą praktyką jest umieszczanie w checkboxie odnośnika przekierowującego do treści regulaminu.
Pamiętaj, że zapis do newslettera dotyczy wyłącznie komunikacji pocztą elektroniczną na podany adres e-mail. Na podstawie tej zgody nie możesz kierować treści marketingowych drogą telefoniczną. Również nie możesz w jednej zgodzie połączyć obu tych kanałów komunikacji, ponieważ klient powinien mieć zapewnione prawo wyboru tylko jednego kanału komunikacji.
Jak powinien wyglądać checkbox ze zgodą na marketing telefoniczny?
Jak wspomnieliśmy wyżej, na podstawie zapisu do newslettera, dane klienta nie mogą być wykorzystywane w celu przesyłania treści marketingowych innym kanałem komunikacji niż adres e-mail. Jeżeli chcesz realizować marketing telefoniczny, musisz w tym celu odebrać od klienta odrębną zgodę na analogicznych zasadach jak w przypadku e-mail marketingu.
Checkbox ze zgodą może brzmieć:
<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote { border: 1px solid black; background-color: lightblue; text-align: center; padding: 10px; margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Wyrażam zgodę na kierowanie na podany numer telefonu informacji o produktach, usługach, promocjach i nowościach przez XYZ na zasadach wskazanych w Regulaminie i Polityce prywatności”. </blockquote></body></html>
W tym checkboxie również rekomendujemy umieszczanie odnośnika przekierowującego do treści regulaminu i polityki prywatności.
Czy poza checkboxem ze zgodą marketingową potrzebny jest dodatkowy checkbox ze zgodą na przesyłanie informacji handlowych?
Czasami obok checkboxów dotyczących wyrażenia zgody na zapis do newslettera, czy marketing telefoniczny, znajdują się dodatkowe checkboxy zawierające wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji handlowych.
Wynika to z tego, że przepisy dotyczące zakazu prowadzenia marketingu bezpośredniego bez zgody klienta znajdują się w ustawie Prawo telekomunikacyjne, natomiast przepisy o zakazie przesyłania niezamówionych informacji handlowych znajdują się w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Zwrócić należy uwagę, że marketing bezpośredni wchodzi w zakres informacji handlowych, wobec czego w tym zakresie wystarczy jedna zgoda. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby odbierane były dwie, odrębne zgody. Jednak z perspektywy klienta - im mniej oświadczeń musi złożyć, tym lepiej.
Jak powinien wyglądać Checkbox ze zgodą na dostarczenie treści cyfrowych przed upływem terminu do odstąpienia od umowy?
Jeżeli chcesz zabezpieczyć się przed możliwością skorzystania przez klientów z prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość, której przedmiotem są treści cyfrowe (np. e-booki, audiobooki, nagrania webinarów), konieczne jest wyrażenie przez konsumenta lub przedsiębiorcę na prawach konsumenta zgody na dostarczenie treści cyfrowych przed upływem terminu do odstąpienia od umowy.
Jeżeli masz wątpliwości czy dany produkt lub usługa jest treścią cyfrową albo usługą cyfrową, proszę zapoznaj się z naszym artykułem na ten temat: "Czy można zwrócić e-book, kurs on-line lub inny produkt cyfrowy?".
Co do zasady, przedmiotowy checkbox jest fakultatywny, więc jeżeli klient go nie zaznaczy, jesteś uprawniony do wstrzymania się z udostępnieniem treści cyfrowej do upływu terminu do odstąpienia od umowy. Zwracamy jednak uwagę, że powszechnie stosowaną praktyką jest obligatoryjne zaznaczenie tego checkboxa w formularzu zamówienia.
Jego treść jest bardziej skomplikowana niż dotychczas wymienione checkboxy, ponieważ z ustawy o prawach konsumenta wynika, że obok zgody, powinien on dodatkowo zawierać oświadczenie klienta o świadomości skutków prawnych wyrażenia zgody.
Przykładowa treść checkboxa:
<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote { border: 1px solid black; background-color: lightblue; text-align: center; padding: 10px; margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Wyrażam zgodę na dostarczenie treści cyfrowych przed upływem terminu odstąpienia od umowy. Przyjmuję do wiadomości, że w ten sposób utracę prawo odstąpienia od umowy”. </blockquote></body></html>
Co więcej, ustawa o prawach konsumenta wymaga, aby w e-mailu potwierdzającym złożenie zamówienia znalazła się informacja o udzielonej przez klienta zgodzie na dostarczenie treści cyfrowych w okolicznościach powodujących utratę prawa odstąpienia od umowy (jeżeli konsument zaznaczył checkbox przy składaniu zamówienia).
Dopiero po zaznaczeniu przez klienta checkboxa i otrzymania e-maila potwierdzającego z ww. informacją – klient utraci prawo odstąpienia od umowy.
Jak powinien wyglądać checkbox ze zgodą na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy?
Podobnie wygląda tryb zabezpieczenia się przed sytuacją konsumenckiego odstąpienia od umowy, której przedmiotem była usługa, w tym usługa cyfrowa, np. tygodniowy dostęp do platformy VOD.
Jeżeli chcesz zabezpieczyć się przed możliwością skorzystania przez konsumenta lub przedsiębiorcy na prawach konsumenta z prawa odstąpienia od umowy, musisz m.in. odebrać stosowną zgodę wraz z oświadczeniem o świadomości skutków prawnych wyrażenia zgody. Checkbox ze zgodą powinien znajdować się w formularzu zamówienia.
Przykładowa treść checkboxa:
<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote { border: 1px solid black; background-color: lightblue; text-align: center; padding: 10px; margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Wyrażam zgodę na rozpoczęcie świadczenia usług przed upływem terminu odstąpienia od umowy. Przyjmuję do wiadomości, że po spełnieniu świadczenia utracę prawo odstąpienia od umowy”. </blockquote></body></html>
Tym razem z ustawy o prawach konsumenta nie wynika obowiązek, aby w e-mailu potwierdzającym znalazła się informacja o złożonej zgodzie w okolicznościach powodujących utratę prawa odstąpienia od umowy.
Z ustawy tej wynika, że poza wyrażoną zgodą i złożonym oświadczeniem o świadomości skutków wyrażenia zgody, dodatkowo usługa musi zostać wykonana w całości.
W konsekwencji, klient, który zaznaczył odpowiedni checkbox, wciąż może skorzystać z prawa odstąpienia od umowy, dopóki usługa nie zostanie wykonana w całości, np. 6 dnia korzystania z tygodniowego kursu VOD. W takim przypadku klient będzie musiał zapłacić za świadczenia spełnione na jego rzecz do chwili odstąpienia od umowy. Czyli w naszym przypadku, za korzystanie z kursu przez 6 dni. Kwotę zapłaty oblicza się proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia, z uwzględnieniem uzgodnionej w umowie ceny.
W jaki sposób można spełnić obowiązek informacyjny RODO w sklepie internetowym? Checkbox dotyczący polityki prywatności
Powszechną praktyką jest spełnianie obowiązku informacyjnego RODO w sklepie internetowym w dokumencie o nazwie polityka prywatności.
Jak sama nazwa obowiązku wskazuje – dotyczy on przekazania określonych informacji, a nie ich akceptacji. Tak więc, nie ma potrzeby, aby klient wyrażał zgodę na treść polityki prywatności, jak ma to miejsce w przypadku regulaminu.
Ewentualny checkbox powinien zawierać oświadczenie o zapoznaniu się z polityką prywatności. W praktyce powszechne jest obligatoryjne stosowanie tego checkboxa. Dzięki temu, checkbox ten będzie wypełnieniem obowiązków informacyjnych stanowionych przez rozporządzenie RODO.
Przykładowa treść checkboxa:
<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote { border: 1px solid black; background-color: lightblue; text-align: center; padding: 10px; margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Zapoznałem/am się z polityką prywatności”. </blockquote></body></html>
Można połączyć ten checkbox z wyrażeniem zgody na regulamin.
Przykładowa treść takiego łączonego checkboxa:
<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote { border: 1px solid black; background-color: lightblue; text-align: center; padding: 10px; margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Zapoznałem się z regulaminem i polityką prywatności oraz akceptuję regulamin”.</blockquote></body></html>
W tych checkboxach również rekomendujemy umieszczanie odnośnika przekierowującego do treści regulaminu i polityki prywatności.
Jak powinien wyglądać Checkbox ze zgodą na udostępnienie danych osobowych partnerom e-sklepu
Udostępnienie danych osobowych, czyli przekazywanie danych osobowych klientów jest rodzajem przetwarzania danych, które do zgodności z prawem wymaga podstawy prawnej. W takim przypadku odbiorcami danych przetwarzanych są podmioty zewnętrzne.
Jeżeli dane osobowe klienta mają zostać przekazane partnerowi w celu wykonania umowy, np. firmie kurierskiej, czy operatorowi płatności - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie konieczność realizacji umowy zawieranej z klientem. W takim przypadku przekazanie danych osobowych klientów nie wymaga dodatkowej zgody.
Natomiast, jeżeli dane osobowe klienta mają zostać przekazane partnerom w celu prowadzenia bezpośrednio przez nich marketingu ich produktów lub usług, udostępnienie może nastąpić jedynie na podstawie odpowiednich zgód klientów. Podobnie będzie z przekazaniem danych w celu wzięcia przez klienta udziału w zewnętrznym programie opiniującym. W takich przypadkach podstawą przetwarzania danych może być wyłącznie zgoda na przetwarzanie w określonym celu.
W zgodzie powinni zostać wymienieni partnerzy, którym dane mają zostać przekazane.
Przykładowa treść checkboxa:
<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote { border: 1px solid black; background-color: lightblue; text-align: center; padding: 10px; margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">"Wyrażam zgodę na udostępnienie moich danych osobowych XYZ w celu przesyłania do mnie informacji o ich produktach i usługach." </blockquote></body></html>
<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote { border: 1px solid black; background-color: lightblue; text-align: center; padding: 10px; margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">"Wyrażam zgodę na udostępnienie moich danych osobowych partnerom biznesowym sklepu w celu przesyłania do mnie informacji o ich produktach i usługach. Lista partnerów stanowi załącznik do polityki prywatności."</blockquote></body></html>
Czy zgoda na przetwarzanie danych osobowych zawsze jest potrzebna?
Często w sklepach internetowych możemy spotkać checkboxy ze zgodą uprawniającą do przetwarzania danych osobowych klientów w miejscach, w których jest to zbędne, a nawet nieprawidłowe, np. zgoda zlokalizowana w formularzu zamówienia na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zamówienia lub zgoda zlokalizowana w formularzu rejestracji na przetwarzanie danych osobowych w celu rejestracji.
Tymczasem, zgodę na przetwarzanie danych osobowych odbieramy tylko wtedy, gdy nie ma innych podstaw legalizujących przetwarzanie danych osobowych w tym samym celu i zakresie.
Zamknięty katalog podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych znajduje się w Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych (RODO) i wyróżnia następujące podstawy przetwarzania danych osobowych:
a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
W przypadku składania zamówienia, rejestracji konta w sklepie lub zapisu do newslettera - dane osobowe klientów będą przetwarzane na podstawie lit. b powyżej - w celu wykonania umowy (umowy sprzedaży produktu lub usługi lub umowy o świadczenie usługi konta lub newslettera). Przy zgłoszeniach klientów za pośrednictwem chatu, czy formularza kontaktowego, dane klientów mogą być przetwarzane na podstawie lit. f - Twojego prawnie uzasadnionego interesu w udzieleniu odpowiedzi na korespondencję klienta.
Zatem w tych przypadkach odbieranie zgody od klienta jest nieprawidłowe i wprowadzające w błąd.
{{widget11}}
Checkboxy - wymóg prawny i świadectwo wiarygodności e-sklepu
Checkboxy w sklepie internetowym są nie tylko wymogami prawnymi, ale także elementami budującymi zaufanie i transparentność w relacji z klientem. Jeżeli w sklepie internetowym nie ma checkboxów o właściwym sposobie formułowania komunikatów, świadomemu klientowi może zapalić się czerwona lampka.
Należy pamiętać, że niedostosowanie się do tych wymagań może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Z tego powodu, każdy sklep internetowy powinien regularnie dostosowywać się do częstych zmian prawnych, aby wszystkie aspekty jego działalności były zgodne z obowiązującymi przepisami.
To, co może wydawać się drobnym elementem technicznym, takim jak checkbox, w rzeczywistości odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu zgodności prawnej i budowaniu zaufania klientów. W dobie cyfryzacji i wzrostu znaczenia e-commerce, te proste narzędzia stają się fundamentem bezpiecznego i odpowiedzialnego handlu internetowego.
.jpg)
