Prokurent w spółce - kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego?

Kim jest prokurent? Odpowiedzmy na to pytanie rozbijając je na kilka mniejszych i tym samym wchodząc w zagadnienie nieco głębiej, natomiast za ramy przyjmując i inspirując się - jak w tytule - znanym zestawem pytań metody 5 Why.

Kim jest prokurent? (Kto?)

Prokurent to rodzaj pełnomocnika.

Wynika to z przepisów Kodeksu cywilnego i uregulowanej w nim instytucji prokury. Zgodnie z art. 109[1] § 1 Kodeksu cywilnego prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Jeśli w ogóle, to prokurenci są kojarzeni ze spółkami. Nie ulega wątpliwości, że instytucja prokury wykorzystywana jest najczęściej w ramach spółek handlowych (szczególnie kapitałowych), czyli przedsiębiorców podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Jak jednak wynika z Kodeksu cywilnego, można być prokurentem również tego rodzaju przedsiębiorcy, który w Polsce jest najliczniejszy, czyli prowadzącego tzw. jednoosobową działalność gospodarczą (na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Za brakiem popularności takiego rozwiązania stoją najpewniej różne przyczyny, można jednak założyć, że jedną z nich jest to, że możliwość udzielenia prokury w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej została wprowadzona relatywnie niedawno, bo w 2018 r.

Zagadnienie prokury nie dotyczy spółek cywilnych. Spółka cywilna nie posiada statusu przedsiębiorcy, więc jako taka nie udzieli prokury.

Natomiast powołać prokurenta może również fundacja, o ile prowadzi działalność gospodarczą i w związku z tym podlega obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Warto zwrócić uwagę na to, że prokurent jako pełnomocnik umocowany do działania na podstawie pełnomocnictwa (prokury) nie jest członkiem żadnego organu zarządzającego spółki. Pełni on autonomiczną funkcja prokurenta.

{{widget23}}

Na postawione pytanie można spojrzeć jeszcze z innej strony. Kto może być prokurentem? Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych (o czym stanowi art. 109[2] § 2 Kodeksu cywilnego). Jest to różnica w stosunku do pełnomocnictwa zwykłego, gdyż w jego przypadku okoliczność, że pełnomocnik jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, nie ma wpływu na ważność czynności dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy.

W tym miejscu można również zasygnalizować, że w przypadku spółek kapitałowych prokurentem co do zasady nie może być osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w art. 587-587[2], art. 590 i art. 591 Kodeksu spółek handlowych oraz art. 228-231 i rozdziałach XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego

Co może prokurent? (Co?)

W pewnym uproszczeniu prokurent jest umocowany do reprezentowania przedsiębiorstwa (spółki) - jest swego rodzaju reprezentantem podmiotu podobnym np. do członka zarządu spółki z o.o., ale ze szczególnymi ograniczeniami w zakresie tej reprezentacji. Pełnomocnictwo w postaci prokury obejmuje bowiem umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Uprawnienia prokurenta zostały zatem sformułowane w sposób uniwersalny i szeroki, umożliwiający mu w szczególności działanie w imieniu spółki w formie odbierania i dokonywania oświadczeń woli, i tym samym możliwość m.in. zawierania w jej imieniu umów. Ale inaczej niż w przypadku np. członków zarządu spółki z o.o., prokura nie obejmuje umocowania do działania w sferze wewnętrznej spółki.

‍

Jednocześnie przepisy wskazują wprost czego w szczególności prokurent nie może robić. Prokurent nie może w sposób prawidłowy: (i) dokonać zbycia przedsiębiorstwa, (ii) oddać go do czasowego korzystania, (iii) nie jest też uprawniony do obciążania nieruchomości (iv) ani jej zbycia. W takich przypadkach wymagane jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Innymi słowy, do dokonania przez prokurenta jakiejkolwiek z wyżej wymienionych czynności wymagane jest udzielenie mu dodatkowego pełnomocnictwa szczególnego, gdyż w tym zakresie posiadanie statusu prokurenta nie przyznaje mu właściwych uprawnień do działania.

Warto zwrócić jeszcze uwagę na sposób, w jaki prokurent może reprezentować spółkę. Możliwości jest kilka:

• prokura łączna tzw. właściwa - prokura może być udzielona kilku osobom łącznie w taki sposób, że prokurent musi działać łącznie z innym prokurentem (lub prokurentami); będzie to sytuacja podobna do tej, gdy w spółce z o.o. zasady reprezentacji są ukształtowane tak, że członek zarządu musi działać łącznie z innym (innymi) członkiem zarządu;
• prokura łączna tzw. niewłaściwa - prokura może być udzielona kilku osobom łącznie w taki sposób, że prokurent musi działać łącznie z osobą (osobami) uprawnioną do reprezentacji spółki, ale inną niż prokurent (np. łącznie z członkiem zarządu sp. z ograniczoną odpowiedzialnością);
• prokura samoistna - prokura może być udzielona kilku osobom oddzielnie i wówczas pomimo ustanowienia kilku prokurentów, każdy z nich może działać samodzielnie; będzie to sytuacja podobna to tej, gdy w spółce z o.o. zasady reprezentacji są ukształtowane tak, że każdy członek zarządu jest uprawniony do samodzielnej reprezentacji;
• prokura w modelu mieszanym - prokurent musi wówczas działać łącznie z innym prokurentem (prokurentami) lub osobą (osobami) uprawnioną do reprezentacji spółki;
• prokura oddziałowa - prokurę można ograniczyć do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa.

W którym momencie można ustanowić prokurę? (Kiedy?)

O tym, kiedy dopuszczalne jest ustanowienie prokury, decyduje rodzaj podmiotu powołującego prokurenta. Można powiedzieć, że będzie to każdy moment, w którym taki podmiot funkcjonuje w normalnym trybie.

Prokurent w spółce może zostać ustanowiony zasadniczo po dokonaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w przypadku spółek osobowych, a w przypadku spółek kapitałowych z chwilą powstania spółki w organizacji.

Z drugiej strony powołanie prokurenta nie jest dopuszczalne np. w przypadku ogłoszenia upadłości lub otwarcia likwidacji spółki. Wówczas też ustanowiona wcześniej prokura wygasa.

Jak powołać prokurenta i gdzie to zgłosić? (Gdzie)?

Gdzie - w sensie umiejscowienia w strukturze spółki, podejmowane są decyzje w sprawie instytucji prokury? Ścieżka ustanowienia prokury uzależniona jest od danego rodzaju spółki. Zasadniczo w przypadku spółek osobowych ustanowienie prokury wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki, a w przypadku spółek kapitałowych powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu spółki.

Ponadto prokura powinna być co do zasady pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. W kontekście tego wymogu należy pamiętać, że czym innym jest ustanowienie prokury/powołanie prokurenta - czynność wewnętrzna spółki, wewnętrzny akt decyzji spółki co do prokury i jej udzielenia, o którym mowa była dotąd powyżej, a czym innym samo udzielenie prokury - oświadczenie woli, czynność uzewnętrznienia woli spółki co do udzielenie w ten sposób danej osobie prokury. Taki dokument wymaga więc pod rygorem nieważności sporządzenia na piśmie, a przy jego sporządzaniu działania zgodnie z zasadami reprezentacji danej spółki.

Odmienna regulacja i wyjątek dotyczy spółek, których umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w ramach S24. Wówczas w procedurze wykorzystać można wzorzec dokumentu udostępnionego w tym systemie teleinformatycznym.

Gdzie zgłosić prokurenta spółki? Prokurent powinien zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Skuteczność ustanowienia prokurenta nie zależy jednak od jego ujawnienia w KRS. Wpis prokury nie należy do rodzaju wpisów konstytutywnych (skuteczność udzielenia prokury nie jest zależna od wpisu w KRS), lecz deklaratoryjnych (wpis w KRS jedynie potwierdza zdarzenie udzielenia prokury).

Po co spółce prokurent? (Dlaczego?)

Rola prokurenta w spółce może być bardzo istotna, a co najmniej przydatna. Ze względu na umocowanie do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, prokurent może wesprzeć w prowadzeniu spółki w stosunkach zewnętrznych osoby uprawnione do jej reprezentacji (np. zarząd w spółce z o.o.).

Szczególnie prokurent samoistny, dzięki uprawnieniu do samodzielnej reprezentacji spółki, umożliwia odciążenie takich kluczowych osób jak członkowie zarządu w spółkach z o.o. od części ich obowiązków. Pozwala to spółkom działać działać szybciej, efektywniej i w sposób mniej scentralizowany.

Jednocześnie instytucja prokury w szczególności nie obejmuje uprawnienia do podejmowania decyzji w istotnych dla spółek sprawach zbycia przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania, zbycia nieruchomości lub obciążenia nieruchomości spółki.

Prokurent w spółce - odpowiedź na 5 Why: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego?

Podsumowując 5 tytułowych pytań postawionych w stosunku do prokurenta i instytucji prokury:

Kto?

Prokurent w spółce to szczególnego rodzaju pełnomocnik. Prokurą nazywa się pełnomocnictwo na podstawie którego działa prokurent.

Co?

Prokurent działa w imieniu spółki - umocowany jest do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Jednak bez dodatkowego umocowania (pełnomocnictwa) prokurent nie może w szczególności: (i) dokonać zbycia przedsiębiorstwa, (ii) oddać go do czasowego korzystania, (iii) nie jest też uprawniony do obciążania nieruchomości ani jego zbycia. Do takich czynności wymagane jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Kiedy?

Ustanowić prokurenta można prawie w każdym czasie - w zasadzie w dowolnym momencie, gdy spółka prowadzi swoją działalność w normalnym trybie (dlatego np. w okresie likwidacji spółki już nie). Głównie i zasadniczo prokurent może zostać ustanowiony po dokonaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w przypadku spółek osobowych, a w przypadku spółek kapitałowych z chwilą powstania spółki w organizacji.

Gdzie?

Ścieżka ustanowienia prokury uzależniona jest od danego rodzaju spółki. Zasadniczo w przypadku spółek osobowych ustanowienie prokury wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki, a w przypadku spółek kapitałowych powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu spółki.

Oprócz zgód prokura powinna być co do zasady pod rygorem nieważności udzielona prokurentowi na piśmie. Prokurent powinien zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Dlaczego?

Ze względu na umocowanie do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, prokurent może wesprzeć w prowadzeniu spółki w stosunkach zewnętrznych osoby uprawnione do jej reprezentacji (np. zarząd w spółce z o.o.). Prokura pozwala więc spółkom działać szybciej, efektywniej i w sposób mniej scentralizowany.

W świetle pięciu postawionych wyżej pytań i udzielonych na nie odpowiedzi, w tym miejscu w odniesieniu do ustanowienia prokurenta w spółce dodajmy nawet szóste pytanie, które będzie jednocześnie odpowiedzią - Why not?

‍