Spółka z o.o. – kompendium wiedzy

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są najcześciej wybieraną w Polsce formą prowadzenia działalności gospodarczej, zaraz pod JDG. Stanowią one znakomitą opcję dla przedsiębiorców, łącząc korzyści z ograniczeniem odpowiedzialności i elastycznością zarządzania firmą.

Założyć spółkę z o.o. może praktycznie każdy i będzie ona dobrym wyborem dla większości rodzajów działalności. W formie spółki z o.o. swoją działalność mogą rozpoczynać także cudzoziemcy. Jedynym podmiotem, któremu nie wolno założyć spółki z o.o. jest inna jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

‍

Wprowadzenie do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)

Temat spółki z.o.o. jest bardzo powszechny. Widać to szczególnie dobrze, gdy zrozumiemy, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności w Polsce. Obecnie w obrocie gospodarczym funkcjonuje ponad 450 tysięcy takich podmiotów i coraz więcej osób zaczyna się interesować tym, jak założyć spółkę. Jedyną liczniejszą od nich grupę stanowią osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Popularność spółek z ograniczoną odpowiedzialnością ma u podłoża nie tylko bogatą, długą historię, ale także ciągłą ewolucję i dostosowywanie się do potrzeb wspólników.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to podmiot, który narodził się w Niemczech pod koniec XIX wieku. Jednakże idee związane z jej działaniem czerpią już z średniowiecza. Wówczas popularna była umowa commenda, którą zawierali przede wszystkim kupcy. Zobowiązanie to zakładało, że gdy wspólnik wyruszał w podróż morską, kupiec, któremu powierzył swój majątek, miał prawo nim dysponować, ponosząc jedynie odpowiedzialność za wszelkie zobowiązania wobec osób trzecich. Jeżeli kupiec poniósł porażkę, to wówczas wspólnik tracił swój majątek, ale jeśli kupiec odniósł sukces, to większość zysku trafiała w jego ręce.

Spółka z. o.o. należy do spółek handlowych. W ich obrębie wyróżnia się spółki osobowe oraz spółki kapitałowe. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością należy właśnie to tej drugiej grupy podmiotów.

Najbardziej wyrazistą różnicą pozwalającą na odróżnienie tych dwóch typów przedsiębiorstw jest fakt, że spółki osobowe bazują na indywidualnym zaangażowaniu i wkładzie wspólników, podczas gdy w przypadku spółek kapitałowych najważniejszą rolę odgrywa wkład finansowy.

Charakterystyka spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

‍

Wśród najważniejszych cech spółki z o.o. możemy wymienić:

• posiadanie osobowości prawnej;
• Brak konieczności współdziałania przynajmniej dwóch osób w celu jej założenia (wyjątek: nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością);
• Możliwość założenia jej zarówno przez osoby fizyczne, jak i przez osoby prawne;
• Możliwość założenia jej z domu przez Internet;
• Aby założyć spółkę z o.o. wymagany jest kapitał co najmniej 5 tys. zł.;
• spółka może we własnym imieniu rozporządzać prawami i zaciągać zobowiązania, za które ponosi pełną odpowiedzialność całym swoim majątkiem. Wspólnicy ponoszą ryzyko do wartości wkładów wniesionych do spółki;
• Podleganie wpisowi do KRS;

Zalety i wady spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najchętniej wybierany w Polsce typ spółki handlowej i jednocześnie druga najchętniej (po JDG) wybierana forma prowadzenia działalności gospodarczej.

Zawiązanie spółki jest przekonujące w oczach przedsiębiorców przede wszystkim przez wzgląd na perspektywę ograniczonej odpowiedzialności majątkowej, a także niskie koszty jej założenia. Nie jest to jedyna zaleta tej formy prowadzenia działalności gospodarczej.

Prowadzenie spółki to nie tylko długa lista plusów. Należy mieć świadomość tego, że istnieje także kilka wad spółki z o.o.. Przedsiębiorcy obawiają się jej przede wszystkim z uwagi na obowiązek prowadzenia pełnej księgowości i corocznego składania sprawozdania finansowego.

‍

Rejestracja spółki, zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Rejestrację spółki z o.o. można przeprowadzić na dwa równorzędne sposoby. Do zawarcia umowy spółki może dojść bowiem zarówno bezpośrednio u notariusza, jak i przez Internet.

Jeśli chodzi o ten pierwszy sposób to jest on dosyć czasochłonny i droższy. Są na niego „skazane” osoby, które nie posiadają Profilu Zaufanego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ponieważ nieposiadanie żadnego z tych podpisów wyklucza z korzystania z procesu założenia spółki w trybie S24. Przypomnijmy, że minimalna wartość początkowa kapitału zakładowego wynosi 5000 zł. W przypadku, gdy zawarcie umowy spółki z o.o. odbywa się u notariusza (w formie aktu notarialnego), kwota ta nie musi być pokryta gotówką. Możemy wówczas skorzystać z innych form pokrycia kapitału, chociażby w postaci nieruchomości czy maszyn. W przypadku skorzystania z tej drogi, momentem powołania spółki do życia jest moment podpisania umowy spółki z o.o. przez jej wspólników. Z tą chwilą powstaje tzw. spółka w organizacji i w tej formie funkcjonuje do czasu uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Do zawarcia umowy spółki z o.o. może także dojść bez wychodzenia z domu. Zakładanie spółki przez Internet to sposób, który coraz bardziej zyskuje na swojej popularności. Z danych statystycznych wyraźnie wynika, że od 2016 roku co roku w ten sposób powstaje ponad 25 000 spółek z o.o. Mimo, że przy użyciu systemu S24 można założyć także spółkę jawną, komandytową oraz prostą spółkę akcyjną, to właśnie spółki z o.o. są tworzone w ten sposób najczęściej.

Ustawodawcy, który stworzył system S24 przyświecał bowiem jeden cel: ułatwienie i przyśpieszenie procesu zakładania spółki poprzez wykorzystanie potencjału Internetu. Jako silne strony tego procesu należy wymienić przede wszystkim oszczędność czasu, wygodę, niższe koszty oraz szybkość startu działalności. Sama nazwa systemu wskazuje na to, że ideą jest zamknięcie procesu rejestracji spółki w ramach jednej doby. Oczywiście, nie zawsze się to pokrywa z rzeczywistością, ale i tak znacznie skraca to procedurę rejestracji.

Wśród głównych minusów wymienia się przede wszystkim ograniczoną elastyczność dostosowywaniu procesów oraz brak udostępniania przez system wzorów wszystkich niezbędnych załączników. Nie jest to jednak duży problem, gdyż system S24 pozwala na założenie spółki przy użyciu pełnomocnika, który poprowadzi cały proces. Warto jednak zwrócić uwagę, że w tym przypadku kapitał zakładowy spółki z o.o. musi zostać pokryty w formie wkładów pieniężnych.

Firma – oznaczenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Powstanie spółki z o.o. z perspektywy jej firmy zostało uregulowane art. 160 KSH, który stanowi:

<span class="text-color-blue">„§ 1. Firma spółki może być obrana dowolnie; powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Przykład 1</span>

<span class="text-color-blue">§ 2. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.”</span>

Oznacza to, że korpus spółki z o.o. może zostać obrany dowolnie. W przeciwieństwie chociażby do spółki jawnej, nie istnieje tutaj wymóg użycia w nim nazwiska wspólnika spółki.

Dodatkowo firma spółki może zawierać elementy wskazujące na przedmiot jej działalności gospodarczej (np. przedsiębiorstwo fotograficzne), siedzibę firmy (np. z siedzibą w Warszawie) lub inne określenia. Firma spółki z o.o. powinna dostatecznie odróżniać się od innych firm na rynku, tak aby to było zgodne z prawem ochrony konkurencji. Istnieje w tym zakresie wymóg, aby wystarczająco zindywidualizować spółkę.

Kapitał zakładowy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Kapitał zakładowy spółki jest tworzony z wnoszonych do spółki przez wspólników wkładów (tzw. udziałów). Co ważne, same udziały dzieli się na te o równej albo nierównej wartości nominalnej.

Minimalna wysokość kapitału zakładowego to 5 000 zł, przy czym wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł. Każdy wspólnik ma obowiązek wniesienia wkładu na pokrycie kapitału zakładowego. W ten właśnie sposób staje się on posiadaczem udziałów w spółce. Co ważne, wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników powinna być przewidziana przez umowę spółki.

Kapitał zakładowy zostaje pokryty w formie zarówno gotówkowej, jak i bezgotówkowej, przy czym należy pamiętać, że zawsze musi on być wyrażony w polskich złotych.

Początkowa wysokość kapitału, na jaki decyduje się spółka nie jest stała, bowiem kapitał może zostać zwiększony w późniejszym okresie poprzez podjęcie uchwały bezwzględną większością głosów przez zgromadzenie wspólników i zmienienie umowy spółki. Gdy wspólnicy złożą oświadczenie o objęciu nowych udziałów i złożą w tym zakresie wniosek w Krajowym Rejestrze Sądowym, to wówczas kapitał zakładowy ulegnie zwiększeniu. Jeżeli nie wszyscy wspólnicy obejmą udziały w kapitale zakładowym spółki, to podwyższenie kapitału nie dojdzie do skutku.

Co więcej, mówiąc o zmianach w samej umowie spółki z.o.o. należy zaznaczyć, że nie tylko kapitał może ulec zmianie. Taka zmiana może dotyczyć także samego rodzaju działalności gospodarczej spółki z o.o. Zmiana przedmiotu spółki podczas jej istnienia wymaga zgody zgromadzenia wspólników wyrażonej w uchwale podjętej większością 3/4 głosów.

Zarządzanie i organy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W spółce z o.o. wyróżniamy trzy podstawowe organy: Zgromadzenie wspólników, Zarząd oraz Rada nadzorca i komisja rewizyjna.

Wspólnicy, którzy chcą zachować bezpośredni nadzór nad spółką, tworzą Zgromadzenie wspólników. Jest ono organem decyzyjnym, którego spotkania muszą odbywać się przynajmniej raz do roku. Z kolei zarząd spółki, obsadzony członkami zarządu, prowadzi bieżące sprawy spółki. Ustanowienie rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej także jest bardzo istotne, ponieważ to te organy sprawują kontrolę nad działalnością, a także prowadzeniem spółki. Komisja rewizyjna w przeciwieństwie do rady nadzorczej działa jedynie okresowo.

Odpowiedzialność wspólników i członków zarządu za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Z działalnością spółki związana jest także odpowiedzialność członków zarządu, jak i poszczególnych wspólników. Jest ona zróżnicowana. Wynika to w głównej mierze z wpływu, który ci wywierają na spółkę.

Zarząd spółki pełni funkcję wykonawczą, zatem wywiera także bezpośredni wpływ na sposób funkcjonowania spółki. Ta bezpośredniość przekłada się z kolei na fakt, że członkowie zarządu ponoszą większą odpowiedzialność za zobowiązania spółki niż wspólnicy. Przypomnijmy, że ci pełnią funkcję decyzyjną, więc wywierają pośredni wpływ na sposób funkcjonowania spółki, czym samym ponoszą mniejszą odpowiedzialność.

Wspólnicy spółki z o.o. odpowiadają do wysokości wkładów wniesionych do spółki. Co więcej, nie odpowiadają oni za długi spółki. Wynika to z faktu, że to sama spółka przez wzgląd na to, że posiada osobowość prawną, odpowiada za swoje zobowiązania do wysokości swojego majątku. Majątek osobisty wspólnika nie gra tutaj żadnej roli.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku członków zarządu, którzy zgodnie z art. 299 KSH stają się odpowiedzialni za jej zobowiązania [spółki], gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. We wspomnianej sytuacji członkowie zarządu odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za wszystkie niespłacone zobowiązania przez spółkę. Wyjątek w tym zakresie tworzy drugi paragraf tego artykułu, który wymienia trzy przypadki, w których członek zarządu jest zwolniony od takiej odpowiedzialności. Dzieje się tak, gdy:

1. Gdy złoży we właściwym terminie (30 dni od dnia obiektywnej niewypłacalności) wniosek o ogłoszenie upadłości spółki lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu 
2. Gdy niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez winy członka zarządu
3. Gdy pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody

Ponadto, zgodnie z art. 116 Ordynacji podatkowej za zaległości podatkowe w spółce z o.o. odpowiadają członkowie jej zarządu solidarnie i całym swoim majątkiem. Przy czym, ta odpowiedzialność występuje jedynie, gdy egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna (częściowo lub całkowicie).

Jeżeli wspólnik pełni jednocześnie funkcję członka zarządu, to odpowiada jak członek zarządu i nie może zwolnić się z odpowiedzialności za zobowiązania spółki.

Podatki i rozliczenia w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Z prowadzeniem spraw spółki z o.o. łączy się także temat podatków. Spółka z o.o. tak jak każdy inny podmiot prowadzący działalność gospodarczą, musi je opłacać.

Mówiąc o podatkach na czas trwania spółki, nie można zapomnieć o tym, czym są podatki CIT, VAT, PCC, a także w przypadku gdy spółka wypłaca wynagrodzenia, PIT oraz ZUS.

Rozwiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Każda działalność może zostać zakończona. Tak też jest w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Rozwiązanie spółki dokonuje się w momencie, gdy zostaje ona wykreślona z rejestru przedsiębiorców KRS. Wówczas wspólników spółki przestaje wiązać dążenie do osiągnięcia wspólnego celu, jakim jest prowadzenie wspólnie przedsiębiorstwa.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać rozwiązana na trzy sposoby:

1. Zakończenie postępowania upadłościowego – wniosek o wykreślenie z rejestru składa syndyk masy upadłości;
2. Zakończenie likwidacji spółki – otwarcie likwidacji spółki następuje z dniem uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd, powzięcia przez wspólników albo walne zgromadzenie uchwały o rozwiązaniu spółki, bądź też zaistnienia innej przyczyny jej rozwiązania. Co ważne, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w trakcie trwania likwidacji zachowuje osobowość prawną. Razem z otwarciem likwidacji zmieniają się także cele, które do tej pory przyświecały spółce. Od tego momentu nadrzędnym celem staje się zamknięcie spółki, zakończenie jej bieżących interesów oraz spłata zobowiązań wiszących na spółce. Procedura rozwiązania spółki z przeprowadzeniem postepowania likwidacyjnego składa się z kilku etapów, a mianowicie: ustanowienia likwidatorów, zgłoszenia otwarcia likwidacji do rejestru, sporządzenia bilansu otwarcia likwidacji, czynności likwidacyjnych, podziału majątku, podsumowania likwidacji, aż wreszcie złożenia wniosku o wykreślenie spółki z KRS, który składają likwidatorzy spółki;
3. Transformacja (łączenie, podział, przekształcenie) – wykreślenie następuje z urzędu i dokonuje go sąd rejestrowy na podstawie wniosku o wpis przejmującej lub powstałej w wyniku transformacji spółki.

‍

‍

‍