UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI (NDA) - jak skutecznie chronić tajemnicę firmy? (poradnik prawny)

W niniejszym artykule skupimy się na roli i znaczeniu umowy o zachowaniu poufności jako dokumentu stanowiącego podwaliny zaufania i skutecznej współpracy pomiędzy podmiotami gospodarczymi oraz zwrócimy uwagę na istotne elementy, z których taka umowa się składa.

CZYM JEST UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI (NDA)

Umowa o zachowaniu poufności, czyli z angielskiego non-disclosure agreement (NDA) jest często wykorzystywanym narzędziem w obrocie gospodarczym. Chcąc rozpocząć współpracę z jakimś potencjalnie wpływowym kontrahentem, często dochodzi do wymiany kluczowych informacji, które stanowią istotny kapitał intelektualny każdej organizacji, w związku z czym, takie dane powinny być chronione na możliwie najwyższym poziomie.

W świetle powyższego, strony często decydują się na podpisanie umowy NDA, która staje się niezwykle istotnym instrumentem regulującym stosunki między stronami oraz sposób ochrony oraz traktowania wymienianych informacji.

KIEDY POTRZEBUJESZ UMOWY NDA

Umowa o zachowaniu poufności jest niezbędna w przypadkach gdy planowanym jest dzielenie się informacjami poufnymi.

Zazwyczaj, NDA są wykorzystywane w sytuacjach, w których zastanawiamy się nad współpracą z nowymi partnerami biznesowymi. Należy na tą umowę zwrócić uwagę, w szczególności gdy dane dyskusje dotyczą tych branż (np. medycznych, informatycznych), gdzie wymiana poufnych informacji z jednej strony jest niezbędna, a z drugiej strony bardzo ryzykowna ze względu na wrażliwy charakter wymienianych danych. Konieczna zatem jest ochrona tych informacji oraz zabezpieczenie przed nieuprawnionym ujawnieniem pewnych tajemnic handlowych czy też technologicznych.

{{widget18}}

‍

Ponadto, umowa o zachowaniu poufności może być także wykorzystywana w toku negocjacji z potencjalnymi inwestorami, albowiem konieczne jest wówczas podzielenie się informacjami finansowymi, tajemnicą przedsiębiorstwa czy innymi, istotnymi informacjami poufnymi dot. np. strategii biznesowych, czy finansów.

Pamiętajmy jednak o tym, że sama umowa o zachowaniu poufności nie będzie wystarczająca by rozpocząć konkretną współpracę. NDA ma zastosowanie tylko dla rozmów wstępnych, dyskusji na temat dalszej pracy. Po zakończeniu tych wstępnych dyskusji, konieczne jest zastanowienie się nad sporządzeniem innej umowy pokrywającej współpracę między kontrahentami.

Czy powinieneś mieć nową umowę NDA z tym samym kontrahentem na inne projekty?

Wiemy już, że NDA ma na celu pokrycie i zabezpieczenie przede wszystkim rozmów o charakterze wstępnym, które mają na celu zweryfikowanie potencjalnego kontrahenta a także rozpoczęcie pierwszych dyskusji na temat możliwej współpracy.

Co w takim razie należy zrobić gdy np. współpracujemy już z określonym partnerem biznesowym od wielu lat, mamy dodatkowe umowy pokrywające poufność, lecz planujemy rozpocząć całkowicie nowy projekt? Najlepszym rozwiązaniem może być właśnie zawarcie dodatkowej umowy NDA, której celem będzie omówienie stricte nowego projektu.

Niemniej, pamiętajmy o tym by najpierw prześledzić posiadane już umowy i sprawdzić czy nie dojdzie nam do kolizji postanowień w zakresie zachowania poufności.

JEDNOSTRONNE I DWUSTRONNE NDA JAKO RODZAJE UMÓW O ZACHOWANIU POUFNOŚCI

Zasadniczo można wyróżnić dwa podstawowe rodzaje umów o zachowaniu poufności tj. jednostronne oraz dwustronne.

Pierwszy z nich, czyli tzw. unilateral NDA jest typem umowy, w którym tylko jedna strona wyjawia pewne informacje poufne. Druga strona umowy zobowiązana jest zaś do zachowania w poufności przekazane dane oraz ograniczyć ich rozpowszechnianie do jedynie niezbędnych podmiotów. Z jednostronnej umowy o zachowaniu poufności należy korzystać wtedy gdy jesteśmy przekonani o tym, że tylko jedna ze stron umowy będzie wyjawiała informacje poufne posiadające wartość gospodarczą. Rola drugiej strony sprowadza się przede wszystkim do obowiązku zachowaniu poufności, ale również partycypacji w dyskusjach.

Mutual NDA, czyli tzw. "wzajemna" umowa o zachowaniu poufności to przykład kontraktu gdzie obie ze stron są równie zaangażowane w poufne dyskusje. Informacje są wyjawiane przez obie strony, w związku z czym zobowiązują się one nawzajem do zachowania w poufności przekazanych informacji. Umowa ta jest również zazwyczaj bardziej rozbudowana i zawiera np. wyliczenie osób mających dostęp do wymienianych poufnych danych.

JAKIE INFORMACJE POUFNE MOGĄ BYĆ UJAWNIANE MIMO ZAWARCIA NDA?

Gdy już zdecydujemy się na podpisanie NDA, kolejnym punktem jest zastanowienie się jakie informacje mogą zostać wymienione.

Za informacje poufne niewątpliwie można zaliczyć te, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z art. 11 pkt. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji: "Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności."

Nie jest to oczywiście zamknięty katalog, w związku z czym można przyjąć że de facto za informacje poufne można uznać wszelkie informacje, których ujawnienie wiązałoby się z wyrządzeniem szkody przedsiębiorstwu. W umowie NDA mogą być zatem wymienianie wszelkie rodzaje informacji, które mają charakter poufny.

Oczywiście mogą to być m.in.:

1.informacje organizacyjne przedsiębiorstwa,

2. informacje finansowe,

3.informacje handlowe,

4.informacje techniczne,

5. tzw. "know-how".

Niemniej pamiętajmy o tym, że NDA nie jest odpowiednią umową do wymienianie danych osobowych. Jeśli razem z przyszłym kontrahentem zamierzacie, we wstępnym toku współpracy wymieniać się np. arkuszami danych pracowników, koniecznym będzie zawarcie oddzielnej umowy o przetwarzaniu danych osobowych. W umowie NDA można zawrzeć dodatkowe postanowienie zastrzegające brak zamiaru wymiany ww. personalnych informacji.

OZNACZANIE INFORMACJI POUFNYCH I CELU W NDA

Dobrą i sprawdzoną praktyką w przygotowywaniu umów o zachowaniu poufności jest wprowadzenie szczególnych zasad dokładnego oznaczania wymienianych informacji poufnych.

Dzięki wcześniejszemu ustaleniu sposobu oznaczania informacji, łatwiejszym jest sprawowanie nadzoru nad całym procesem wymienienia. Można już na poziomie umowy NDA wprowadzić konkretne rozwiązania np. na wyjawianych informacjach należy umieścić sformułowanie: "poufne". Dodatkowo, praktyka ta może również pomóc jeśli doszłoby do jakiegokolwiek sporu między stronami. Na etapie postępowania sądowego można wprost bowiem wskazać jakimi konkretnymi informacjami strony się wymieniły.

Dodatkowo, pamiętajmy, że każda prawidłowo przygotowana umowa o zachowaniu poufności powinna mieć precyzyjnie określony cel, dla którego strony postanawiają wyjawiać się informacjami.

Cel powinien być przygotowany w możliwie najbardziej dokładny sposób. Strony, przy jego tworzeniu powinny wziąć pod uwagę jaki jest ich główny cel i co chcą osiągnąć dzięki zawieraniu umowy NDA.

Np. jeśli strona "A" jest zainteresowana wykupieniem usług marketingowych od strony "B", w umowie NDA powinno zostać sprecyzowane jakiego typu mają to być usługi, jakiego produktu/usługi strony "A" ma to dotyczyć itp.

KARA UMOWNA W UMOWIE NDA

W umowie o zachowaniu poufności możemy zdecydować się na dwie formy zabezpieczenia naszych interesów.

W pierwszym przypadku, możemy wprowadzić obowiązek zapłaty kary umownej w przypadku złamania postanowień NDA. Jest to bardzo popularne rozwiązanie, które w praktyce jest często wykorzystywane. Prawidłowe zastrzeżenie kary umownej pozwala na skuteczne dochodzenie odszkodowania w sądzie, bez obowiązku wykazywania rzeczywiście poniesionej szkody. Niemniej, pamiętajmy o tym, by każdorazowo, obok kary umownej, zawrzeć postanowienia dodatkowe odnoszące się do możliwości dochodzenia odszkodowania przewyższającego daną karę umowną. Wówczas, jeśli pojawi się rażąca dysproporcja między zastrzeżoną karą, a rzeczywistą szkodą, możliwe będzie dochodzenie kwoty wyższej. Bez takiego postanowienia, nie będzie to możliwe i będziemy mieli prawo tylko do zastrzeżonej kary umownej!

W drugim przypadku, gdzie kara umowna nie będzie występować, możemy zdecydować się na ponoszenie odpowiedzialności na tzw. "zasadach ogólnych". Wynika to art. 471 Kodeksu Cywilnego stanowiącego iż: "Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.". Wówczas, w drodze postępowania sądowego zostanie ustalona wysokość odszkodowania należnego stronie ujawniającej w umowie o zachowaniu poufności.

CZAS TRWANIA UMOWY O ZACHOWANIU POUFNOŚCI

W umowie o zachowaniu poufności występują zasadniczo dwa terminy.

Pierwszy tzw. "okres ujawniania" dotyczy stricte okresu czasu, w którym strony prowadzą poufne dyskusje np. 2 lata.

Drugi zaś "okres zachowania poufności" odnosi się zaś do czasu podczas okresu ujawniania (prowadzenia de facto wstępnych, poufnych dyskusji) oraz po ustaniu okresu ujawniania np. kolejne 3 lata. Taki obowiązek zachowania poufności informacji po zakończonych dyskusjach ma na celu ochronę poufnego charakteru wymienianych danych.

Prawidłowe określenie i wskazanie tych terminów w umowie o zachowaniu poufności ma szczególne znaczenie. Umowa NDA nie powinna być zawierana na czas nieokreślony, albowiem zgodnie z art. 365 (1) Kodeksu Cywilnego: "zobowiązanie bezterminowe o charakterze ciągłym wygasa po wypowiedzeniu przez dłużnika lub wierzyciela z zachowaniem terminów umownych, ustawowych lub zwyczajowych, a w razie braku takich terminów niezwłocznie po wypowiedzeniu". Powyższe może prowadzić do możliwości wypowiedzenia takiej umowy de facto w każdym czasie, co z kolei może doprowadzić do nieupoważnionego ujawnienia informacji poufnych.

CO POWINNA ZAWIERAĆ KAŻDA UMOWA NDA (CHECKBOX)

W umowie o zachowaniu poufności powinny znaleźć się przede wszystkim następujące elementy:

1.dokładne określenie stron umowy NDA,

2.wskazanie celu wymiany informacji poufnych,

3.wskazanie wymienianych informacji oraz sposobu ich określania,

4.obowiązki stron umowy,

5.określenie czasu ujawnienia informacji poufnych oraz okresu zachowania poufności,

6. określenie jurysdykcji oraz konsekwencji naruszenia umowy.

CZY PODPISANIE NDA JEST POTRZEBNE?

Jak zostało przedstawione, NDA jest podstawowym typem umowy wykorzystywanym w wielu sytuacjach biznesowych. Jest to ten typ kontraktu, który należy mieć przy sobie jeśli zamierzasz wymieniać się jakimikolwiek informacjami poufnymi na spotkaniu. Pamiętajmy, że jest to umowa która przede wszystkim służy poznaniu drugiego kontrahenta oraz zweryfikowaniu czy chcemy rozpocząć z nim współpracę. Mimo swojej prostoty, NDA może uchronić Ciebie i Twoje przedsiębiorstwo przed nieuprawnionym wykorzystywaniem Twoich cennych informacji.

‍